#p_mad_cth_Residencia Medialab | Protocolos de trabajo


#1

[Regarding this project is going to be developed in Madrid and in collaboration with spanish institutions, we understand that we should work and communicate each other in spanish. Don’t hesitate, any member of the community, to ask for translation, or to share any comment about the project.]

Cómo algunos ya sabéis, surge para CivicWise y por medio de una invitación expresa de Medialab-Prado, la posibilidad de llevar a cabo el prototipado de una herramienta de tecnología cívica que sea capaz de generar nuevos diálogos en proyectos de ciudad, urbanismo y/o arquitectura a lo largo de sus procesos.

Medialab pone a nuestra disposición los recursos económicos y humanos para ello. Contamos con las instalaciones de medialab como espacio de trabajo y ponen a nuestra disposición a 2 programadores web para el desarrollo del proyecto.

Adjunto aquí el link de descarga del dossier presentado a Medialab donde podréis encontrar más información sobre el proyecto: https://drive.google.com/file/d/0B6v7-Yc771u-bzNZQ21tbV92Y1k/view?usp=sharing

El objetivo de este hilo de discusión es el comenzar a organizar y debatir sobre el desarrollo del proyecto de forma conjunta.

Aquí encontraréis la carpeta de trabajo del proyecto: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/0B6v7-Yc771u-aXR4ZEJPTTZZRUE

Los principales asuntos que debemos organizar ahora son:

+ Protocolos de comunicación
Considerando las particularidades de este proyecto, ya que se va a desarrollar en un lugar muy específico (Medialab-Madrid) estando yo allí a lo largo de todo el proceso, debemos pensar como hacer que la comunicación sea fluida y que toda la gente que quiera implicarse en este proyecto pueda seguir lo que allí se está haciendo de forma sencilla:

Mensajería rápida: Contamos con canal de slack para concretar citas, dudas específicas, etc: #p_mad_cth_residencia

Espacio de debate: Discourse, de momento con este hilo. Si fuese necesario se generarían más hilos conforme avance el proyecto

Espacio de encuentro digital: hangout. Debemos decidir si sería necesario con una única reunión semanal o deberían ser 2. A priori creo que podría estar bien tener dos. Una a principio de semana estableciendo objetivos y tareas a desarrollar durante la semana y otra a final de semana en la que evaluar dichos objetivos y tareas. Serían reuniones de 1 hora.

Espacio de encuentro físico: Civic Factory Fest. Contamos en estas fechas con el contexto generado en valencia a través del CFF. Deberemos ser capaces de encajar esto en el desarrollo del proyecto. Pensando en el CFF como punto de encuentro para generar fases de trabajo intensivas, generar espacios de debate abierto con el resto de agentes implicados, además de por supuesto aprovechar el contexto como espacio de testeo al final del proceso, y el encuentro del glocal camp, con toda la comunidad, para extraer conclusiones finales sobre el proyecto como parte del CivicTech Lab y de CW.

Video blog interno? : Para poder haceros llegar toda la información de forma diaria…me preguntaba si el formato de video breve (1-2min) que ya testeamos en el glocal camp de parís y creo funcionó bien, puede ser una herramienta de comunicación interna de cara a poder transmitiros lo trabajado. Podría ser un pequeño vídeo de 1 min que yo realizaría y os compartiría a diario. Una manera además de tener el trabajo perfectamente documentado.

¿Qué opináis? ¿Creéis que sería demasiado? En este tipo de trabajos en red creo que toda herramienta de comunicación entre nosotros es poca… pero por otro lado corremos el riesgo de emplear más energía en la comunicación interna que en el propio desarrollo del proyecto… =?

+ Protocolos de reparto de cargas y beneficios

Deberemos pensar como establecer protocolos de reparto de responsabilidades y de beneficios acordes. ¿Cómo medir la implicación en relación a todos los integrantes del proyecto? ¿cómo asegurar la sostenibilidad interna del proyecto?

Hay muchos más asuntos que tratar… vayamos poco a poco =) empecemos a debatir por aquí.
ÁNIMO A TODOS CON ESTE PROYECTO! ES UNA GRAN OPORTUNIDAD PARA LA COMUNIDAD! A nivel interno y externo. :wink: Keep updated!


#p_mad_cth_Residencia Medialab | RAÍZ
#2

He estado repasando el trabajo que conozco en este sentido: el que se hizo en meetcommons y el de Wikitoki.

¿Hay algún protocolo general ya definido en Civicwise? Si no, basándome en lo que conozco propongo valorar la implicación teniendo en cuenta varios aspectos:

  1. tareas y objetivos alcanzados. Tareas como escribir un post para difundir el proyecto. Pienso en tareas fácilmente acotables, concretas.
  2. responsabilidades adquiridas. Responsabilidades como coordinar el proyecto. Pienso en esos trabajos que requieren atención constante, que no tienen un único objetivo ni un final definido.
  3. tareas reproductivas. Reproductivas porque sin ellas la estructura muere; no producen pero aseguran en entorno de producción. Pienso en cocinar, limpiar, mantener un servidor.
  4. tareas invisibles. Invisibles como crear buen ambiente, hacer que un grupo se sienta cómodo… Pienso en cosas muy necesarias pero difícilmente cuantificables o reconocibles.
  5. tiempo dedicado. Cuantificación en horas.

Los cuatro primeros recogen varios tipos de implicación y el útimo es un comodín o un complemento en ciertos casos.

Lanzo algunas preguntas:

  • ¿Hay una dedicación mínima? ¿Un mínimo de horas? ¿Un mínimo de tareas en un periodo de tiempo definido?
  • ¿Hay una tarea o una responsabilidad que debe adquirir todo el mundo? Por ejemplo, ir a las reuniones de coordinación, leerse todos los mensajes del foro…
  • ¿Cuándo se define cada tipo de implicación? ¿En una fase de planificación? ¿En una fase de evaluación?
  • ¿La implicación la define cada uno por si mismo? ¿La definen los otros? ¿Y quién la valora?

Este es un tema que me interesa y del que he hablado mucho, con varias personas diferentes. He volcado aquí algunas notas e ideas. Pero ya digo, si en Civicwise se ha trabajado en este sentido y ya está definido el modelo, no es mi intención reformular el modelo.


#3

GENIAL @skotperez !! :grinning:

No teníamos nada avanzado sobre esto aún, y como decíamos el comenzar a trabajar sobre civictech lab y sobre un proyecto concreto nos puede ayudar y mucho a testear este tipo de protocolos y funcionamientos para futuros proyectos en la comunidad.

Creo que es por donde deberíamos empezar a trabajar desde ya para este proyecto, antes de meternos en contenidos, y creo que podríamos tener un hangout ya esta semana sobre este tema para el proyecto. ¿qué os parece?


#4

Añado la estrcutura que han adoptado en Volumes para la organización del trabajo y el reparto de responsabilidades. La he enviado @urbanohumano en su última newsletter y aporta un nuevo modelo sobre el que discutir y construir el nuestro:

La gobernanza funciona por anillos de implicación y responsabilidad. Simplificando un poco podriamos describirla así:

  • primer anillo: los 5 socios que trabajamos de forma horizontal y que somos los responsables útlimos del espacio y que también hemos hecho una inversión importante en terminos economicos y de tiempo para que el espacio exista y siga funcionando.
  • segundo anillo: las dos personas que nos ayudan que se responsabilizan de bastantes cosas, pero sin tomar riesgos.
  • tercer anillo: los que llamamos embajadores o responsables de proyectos. Se trata de personas que gestionan uno de los espacios como por ejemplo el Foodlab o el Maker Space o que promueven proyectos que animan la comunidad del espacio.
  • cuarto anillo: todos los miembros del espacio para los que creao hemos conseguido generar un fuerte sentimiento de pertenencia y que tienen mucha facilidad para usar los recursos del espacio para organizar eventos o generar sinergias con otros miembros para generar nuevos proyectos que nosotros mismos podemos apoyar, como por ejemplo ha sido la Paris Design Week.
  • quinto anillo: toda la comunidad que incluye también aquello que no lo usan de forma cotidiana, pero que sin embargo lo tienen como punto de referencia y lo visitan de vez en cuando.

#5

Genial Alfonso! :wink:

Creo que el trabajo último será conseguir enlazar este tipo de organizaciones y los tipos de responsabilidades y tareas que mencionabas el otro día con nuestra estructura por roles: Coordinador, Equipo de Trabajo y Participante. y construir así a partir del trabajo en este proyecto un prototipo de gobernanza para proyectos en CivicWise.

Esta semana como dije ayer, le dedicaré a pensar en esto y en la sesión de la semana que viene podremos meterle mano y avanzar más rapidamente. No obstante, en cuanto tenga algo, lo comparto por discourse.

Estoy pensando que quizá ya empiezan a diversificarse los hilos para este proyecto, y ya pueden empezar a aparecer hilos específicos como:

#p_mad_cth_Residencia Medialab | Protocolo y Gobernanza”
"#p_mad_cth_Residencia Medialab | Enfoque y objetivos"


#6

En la sesión de ayer seguimos avanzando en la concreción de protocolos para la organización interna del trabajo (dedicación e implicación) y la comunicación.

Copio y pego aquí lo desarrollado en el acta de dicha sesión:

DEDICACIÓN E IMPLICACIÓN
De acuerdo a lo hablado en reuniones anteriores, se concreta la dedicación del grupo en diferentes círculos de acción o dedicación:

  • Velocidad presencial
    Rol: Coordinador
    Personal del equipo: Pascual
    Implicación mínima: Jornada completa durante los dos meses de desarrollo
    Tareas o labores a desarrollar: Realizará las labores principales de producción, comunicación y coordinación del proyecto. Preparará y coordinará los diferentes encuentros, tanto entre los integrantes del equipo de CW como con el equipo de MLP. Deberá detectar temáticas o puntos calientes del proyecto que por su complejidad requieran de la integración del resto del equipo, llevando estos puntos calientes a las sesiones de hangout o a hilos concretos de discourse para su desarrollo colectivo.

  • Velocidad digital
    Rol: Equipo de proyecto
    Personal del equipo: Ioana, Alfonso, Paul y Domenico
    Implicación mínima: 1 sesión de hangout semanal + media jornada de trabajo semanal.
    Tareas o labores a desarrollar: Realizará labores de ideación y desarrollo del proyecto a través de las vías de contacto con la coordinación (hangout + discourse), y se compromete a estar informado del desarrollo del proyecto a través de las diferentes vías (slack, discourse, hangout, etc).

  • Velocidad remota
    Rol: Participante
    Personal del equipo: Luis y Francesco
    Implicación mínima: deberá comprometerse a mantenerse informado del desarrollo del proyecto. Tener este grupo detectado, puede aprovecharse por parte de la coordinación en puntos concretos del proyecto.
    Tareas o labores a desarrollar: ayuda o soporte en tareas o puntos concretos del proyecto, como la preparación de un evento o la comunicación del proyecto.

  • Velocidad puntual
    Rol: Coordinador y Equipo de trabajo
    Personal: Pascual, Ioana, Alfonso, Paul y Domenico
    Implicación y tareas: Se abre la posibilidad de realizar, en diferentes puntos del proyecto encuentros presenciales, ya sea todos a la vez o entre integrantes del equipo de trabajo con el coordinador para realizar intensivos de trabajo puntuales.

COMUNICACIÓN INTERNA

  • Comunicación directa, mensajería rápida [comunicación transversal] | SLACK: La usamos para discusiones o comentarios rápidos, como establecer una fecha para un meeting, organizar proyectos, etc.

  • Comunicación abierta, debate [comunicación transversal] | DISCOURSE: Es aquí donde se producen los debates amplios sobre diferentes temas, donde poder argumentar las ideas y construir las mismas de forma más amplia y colectiva, construyendo una idea como suma de las diferentes aportaciones.

  • Comunicación presencial - digital [comunicación puntual] | HANGOUT: Se realizarán encuentros semanales [Lunes a las 19-20h]. Se plantean como “talleres de resolución de problemas”. Será el coordinador quien prepare la sesión, detectando a lo largo de la semana temáticas que crea necesarias tratar entre todo el equipo en estos encuentros, ya sean temas o problemáticas encontradas en el desarrollo del proyecto o temas que se hayan abierto en discourse y no se hayan cerrado aún, intentando sean lo más efectivas y productivas posibles. Estos encuentros durarán 1h-1.30h. Aquí podéis encontrar el link a la lista de reproducción de las diferentes sesiones: https://www.youtube.com/playlist?list=PLcEDucaJgDilkt_sokGvtr_l0_ruF1Gd9

  • Comunicación presencial - física [comunicación puntual] | INTENSIVOS PRESENCIALES: Se abre la posibilidad de realizar, en diferentes puntos del proyecto encuentros presenciales, ya sea todos a la vez o entre integrantes del equipo de trabajo con el coordinador para realizar intensivos de trabajo puntuales. Es importante no olvidar el trabajo presencial. Es el pegamento último a todo el trabajo desarrollado digitalmente, es muy eficaz, y suele dar buenos empujones al desarrollo de los proyectos.